Zeitmanagement

Foto: Privat

Zeit. Manche Menschen haben sie und manche nicht. Wie kommt es dazu?

Die beruflichen Anforderungen und auch die im Privatleben sind heutzutage hoch. Schon allein die schnellere und bessere Technik geben ein enormes Tempo im Alltag vor und jeder Einzelne muss sehen, wie er damit mithalten kann. Der Tag ist bei den meisten von morgens bis abends vorgegeben und es gibt wenig Platz für Freiräume. Doch wie kann man diese kostbare Zeit besser und effizienter planen?

Tipp 1: Stecke dir Ziele!

Zuerst sollte man sich überlegen: Was will ich erreichen? Was wünsche ich mir? Ob das in einem finanziellen, beruflichen oder persönlichen Rahmen geschieht, spielt dabei keine Rolle. Auch wenn manche Ziele erst einmal utopisch klingen, sollte man trotzdem daran festhalten.

Als nächstes überlegt man sich; wie gelange ich zu diesem Ziel, was brauche ich dafür und wieviel Zeit nimmt die Bewältigung der Erledigungen in Anspruch?

Tipp 2: Hab' Prinzipien!

Es ist wichtig von oben nach unten zu planen. Das heißt man plant vom größeren Zeitraum zum kleineren. An erster Stelle stehen hierbei die wichtigeren Aufgaben und Ziele (Prioritäten).

1. Visionszeitraum:

Dieser beinhaltet zwar keine konkreten Pläne, aber Überlegungen wo man in einem weitläufigen Zeitraum stehen möchte.

Bsp.: In 3 Jahren möchte ich als Lehrer an einer Schule arbeiten.

2. Jahr/Semesterplanung

3. Monatsplanung

4. Wochenplanung

5. Tagesaufgabenplanung

Mit diesem einfachen Prinzip wird sichergestellt, dass die kleinen Aufgaben nicht die Zeit auffressen und die großen Brocken nicht liegen bleiben.

Tipp 3: Schreibe alles auf!

Ein Kalender - egal ob in elektronischer Form, als Kalender oder im Notizblock - ist unumgänglich. Dabei ist es wichtig, dass dieser problemlos mitgenommen werden kann und immer griffbereit ist. Darin werden alle Termine und Fristen eingetragen und auch jede kleine Idee wird hier vermerkt. So ist der Kopf frei für andere Sachen. Für die Verschriftlichung der Aufgabenorganisation gibt es verschiedene Varianten:

Tabellen-Methode

Diese Methode ist einfach, übersichtlich und braucht keine großen Vorbereitungen.

Agenda	Termin	Zu erledigen	Zeitaufwand
Chemie-Test	02.04.	- Bücher ausleihen - Notizen überarbeiten - Lernen	6 Std.
Handy kaufen	schleunigst	- Angebote einholen und vergleichen
Urlaub	27. Mai	- impfen, Visum
...	...	...	...

Posteingang-Methode

Foto: Privat

Eine andere Möglichkeit der Organisation basiert auf dem Email-Prinzip. Dabei werden alle anfallenden Aufgaben und Termine gesammelt und in einem Ordner (Ablage, etc.) mit der Bezeichnung „Posteingang“ abgelegt. Dies kann in Form von Zetteln, Post-Its oder Karteikarten erfolgen. Später werden diese untergeordnet. Bezeichnungen wie; dringend, hat Zeit, oder konkrete Monats-/Wochenangaben helfen bei der Kategorisierung.

Diese Methode benötigt einen festen Standplatz, wie etwa den Schreibtisch. Man sollte auch beachten, dass man keinen Zugriff von anderen Örtlichkeiten darauf hat. Desweiteren muss man diszipliniert genug sein, den Posteingangsstapel regelmäßig zu ordnen.

Checkliste

Diese allseits beliebte Methode ist so simpel wie effektiv. Am besten eignet sich hierzu ein Kalender, in dem man Tag-/Stundengenau die Termine einträgt. Nach Erledigung werden die Einträge einfach abgehackt bzw. durchgestrichen. Für ein besseres Arbeiten empfiehlt es sich nicht nur den Endtermin, sondern auch die vorherigen Tagesaufgaben dazu einzutragen.

Ihr seht: Es ist alles eine Frage der Planung. Und wenn man am Ball bleibt, werdet ihr den Unterschied schnell merken und mehr freie Zeit haben. Also genießt sie!

Quelle und Buchtipp: Riedenauer, Tschirf (2012): Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft: ein Selbstbestimmtes Leben in Balance. UTB, Wien. Preis: 18,99 €

Juliane N.